Gần 3 năm kể từ bài đầu tiên, mình quyết định “khai bút” để viết tiếp chuỗi Experience Sharing còn dở dang từ đợt trước vì có ít nhất ba thứ tác động:

• Buổi Management Meeting tháng 2/2023 (17/2/2023).
• Cuộc trò chuyện với một người anh cùng ngày.
• Từ anh Lap, 9h35 sáng nay (ngày 18/2/2023) đang chạy ton ten trên đường thì thấy tin nhắn “a mua lại host với domain rồi, viết bài ko em” (mình có chỉnh sửa một chút so với nguyên gốc).

Từ những yếu tố đó và một số trải nghiệm và cảm nhận của bản thân, mình quyết định chủ đề cho bài viết này sẽ là về giao tiếp và cụ thể hơn đó là giao tiếp trong công việc.

Vậy thì, giao tiếp là gì?

Câu này thường thì sẽ bắt đầu trong những bài blog thông thường, nhưng vì định nghĩa này khá phổ biến nên mình sẽ tóm gọn ý dựa trên cách hiểu của mình như sau.

“Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin bằng nhiều hình thức khác nhau, có thể là lời nói, ánh mắt, cử chỉ, ngôn ngữ hình thể; có thể là thông qua thị giác, thính giác, xúc giác,… Mục đích của giao tiếp là để các đối tượng bối cảnh biết được và hiểu được những thông tin, thông điệp mà đối tượng truyền tải muốn gửi gắm là gì.”

Mình khá tâm đắc câu nói của Benjamin Franklin mình đọc được trong khóa Certification PreSales Associate Certificate 2023 của Siemens. Trong đó có câu: “By failing to prepare, you are preparing to fail”. Và câu này khi áp dụng vô trong việc giao tiếp, có nghĩa là để giao tiếp hiệu quả thì sẽ phải chuẩn bị kỹ càng.

Vậy thì, làm thế nào để giao tiếp hiệu quả, hay làm gì để có thể chuẩn bị kỹ càng?

Câu trả lời của mình đó là khi nắm được bối cảnh và chọn đúng cách trao đổi thông tin, thì chúng ta sẽ giao tiếp hiệu quả.

Tại sao mình lại chọn 2 ý này, bởi vì, khi bạn biết được tình huống, ngữ cảnh, bạn giao tiếp với ai, thời gian, địa điểm,… như nào thì từ đó khi bạn chọn và kết hợp những phương pháp giao tiếp phù hợp thì thông điệp của bạn truyền đi mới thực sự hiệu quả được.

Một số ví dụ như sau để có thể dễ hiểu hơn:

• Buổi báo cáo tình hình kinh doanh: chọn cách trình chiếu file power point để mọi người dùng cả mắt và tai để tiếp nhận thông tin, dễ nhớ hơn thay vì chỉ giao tiếp bằng lời. Cụ thể hơn cho trường hợp này, thay vì chỉ nói để truyền đạt thông tin. Thì khi có những hình ảnh, biểu đồ phù hợp với nội dung báo cáo, thì người nghe sẽ dễ nhớ và dễ nắm thông tin hơn.
• trao đổi trong công việc, giữa những người không cùng khả năng về ngôn ngữ (ví dụ người có khả năng nói tiếng anh với người không có khả năng): có thể là thông qua chat thay thế. Ví dụ như khi mình giao tiếp tiếng anh (với David chẳng hạn), thì mình cảm thấy tự tin hơn khi chat (mặc dù khả năng nói của mình cũng đã cải thiện) song để người tiếp nhận thông tin (ở đây là David) hiểu rõ được ý mình muốn là gì, thì mình chat (thông qua cả một số công cụ để kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp) thì mình tin rằng David sẽ nắm rõ ý của mình khi chat hơn là nói.
• Trao đổi về một số chi tiết đặc thù trong dự án, ví dụ như về quy trình / nghiệp vụ / các bước thực hiện cho một đối tượng nào đó: cách trao đổi thông qua các sơ đồ, BPMN, UML sẽ phù hợp hơn vì ở đây, trong bối cảnh mọi người cùng có một cách hiểu (thông qua UML chẳng hạn). Thì khi chúng ta trao đổi trên ngôn ngữ / cách hiểu này, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc giải thích hoặc trao đổi bằng lời.
• Giữa các kỹ sư với nhau, Mobile với Backend chẳng hạn, thì chúng ta sẽ chọn cách giao tiếp thông qua tài liệu, qua Postman Collection, API Swagger,… để đưa ra thông tin mà Mobile cần là gì và Backend đang trả về những kết quả như nào, đã đúng và đủ hay chưac, có cần điều chỉnh và bổ sung gì hay không,…

Khi chúng ta nắm bắt được bối cảnh và chọn đúng cách trao đổi thông tin, chúng ta sẽ giao tiếp hiệu quả hơn trong môi trường công việc. Điều này sẽ giúp cho công việc được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được thành công.

———

Những bài viết về chủ đề chia sẻ kinh nghiệm phát triển của bản thân dựa trên quan điểm cá nhân của mình nên ắt hẳn sẽ có những suy nghĩ và quan điểm khác với mình.

Mục đích của series này là để truyền cảm hứng và chia sẻ kinh nghiệm để mọi người có thể phát triển tốt hơn hoặc là góp ý lại để mình phát triển tốt hơn.

Cảm ơn các bạn đã đọc.